当日運営編

受付をしよう

 

同窓会当日、幹事メンバーは開宴時間の約1時間前に会場入りし、会場担当者との打ち合わせや受付、司会進行などの役割分担を最終チェックしておくと万全です。
受付では参加者から会費を徴収し、受付名簿にチェックを入れ、名札をお渡しします。
大人数の同窓会では、会費の徴収は非常に大変な作業になりますが、しっかりと管理しながら、徴収漏れのないように十分注意しましょう。
また、お仕事の都合などで遅刻される参加者もおられますので、常にどなたかが受付に待機していた方が良いかと思います。
お釣りも多めに準備しておきましょう。

司会進行しよう

 

同窓会をスムーズに進行するためにも、司会を担当する方が必要になります。
何十年ぶりという同窓会が多いですので、余興などはあまり入れすぎず、同窓生の皆さんが十分に歓談を楽しめるような会にすることをオススメします。
また、会の終了時間が延びてしまうと、会場に追加料金を支払わなければならない場合もありますので、プログラムは余裕を持って進める方が良いでしょう。
駐車券発行の有無やトイレの場所、タバコの喫煙や手荷物についてなど、参加者にお知らせしなければならない情報も色々ありますので、事前に確認しておいた方が良いでしょう。

写真を撮ろう

 

同窓生がたくさん集まる機会というのはめったにないものです。
当日は、話に夢中でなかなか記念撮影に気がまわりませんので、幹事メンバーが率先して撮影してあげましょう。
クラスや部活ごとの集合写真、恩師とのツーショット写真など、とても良い思い出になるはずです。
写真共有サイトを利用すれば、欠席者にも当日の雰囲気を楽しんでもらえます。
また、集合写真は同窓会記念として、参加者全員にプレゼントしてあげると喜ばれます。
会場によっては有料のカメラマンを用意してくれますので、集合写真撮影だけでも依頼しておくといいかもしれません。

精算しよう

 

当日の急な出欠席を含めた最終参加人数を会場に伝え、集めた会費から料金を支払います。
事前に発注した料理数によっては、幹事さんが赤字を負担しなければならないケースもありますので、当日キャンセルのないように十分な確認が必要です。
また、会の時間を大幅にオーバーしてしまうと、追加料金が発生する場合もありますので、できるだけプログラム通りに進行するよう心掛けましょう。
また、二次会がある場合は、スムーズに移動できるよう同窓会終了までに清算を済ませておいた方が良いでしょう。
会計報告なども考え、明細書や領収書の受領もお忘れなく。

二次会に行こう

 

楽しい時間はあっという間に過ぎてしまうもので、まだまだ話足りないこともたくさんあるでしょう。
そのため、幹事さんは予め二次会会場をセッティングしておく必要があります。一次会の会場から近く、価格も安い場所を確保できれば参加率も上がります。
人数予測は非常に難しいですが、二次会は一次会参加者の6～7割が参加することが多いです。
ただ、盛り上がり次第では8割以上が参加する二次会も少なくありませんので、対応可能なお店を予約しておきましょう。
また、時間の関係で一次会に間に合わなかった同窓生への声掛けもお忘れなく。