出欠管理編

参加者を集めよう

 

案内状を送っても、なかなか返信がないケースが多々あります。
そのような場合に有効なのが、直接電話してしまうという方法です。参加を迷っている方も多いので、電話で背中を押してあげましょう。
ただ、喋ったこともない同窓生に闇雲に電話する必要はありません。
不審に思われるか、いいタイミングなので欠席の返事が返ってくるかのどちらかです。
幹事さんは、ご自身の携帯電話にお名前のある仲の良かったお友達だけ、同窓会に誘ってあげてください。
そして、その友達にも同じようにお願いしてみてください。地道な作業ですが、一番重要なアクションです。

転居先不明者を探そう

 

結婚や就職による転居、またその地域の区画整理状況によっては多くの案内状が戻ってきてしまいます。
発送した案内状が転居先不明で戻ってきた場合は、幹事メンバーや連絡が取れる同窓生に協力してもらい、専用のホームページやブログ、SNS（facebookやmixiなど）を活用して、同窓生からの情報を募る方法が効率的です。
もし、それが難しければ電話やメールを中心に人づてに連絡先をたどっていき、一人でも多くの方に同窓会の情報をお知らせしましょう。
有名になられている方などは、インターネット検索でヒットする可能性もあります。

出席者数を確認しよう

 

会場への人数報告や名札の作成、同窓会予算を確定させるためにも、正確な参加人数を把握する必要があります。
間際にならないと返事をもらえない傾向にありますので、早い段階（開催日の1カ月前）に締切日を設けておきましょう。
会場には1カ月前に「中間報告」を行います。
予約した段階での予定人数と実際の参加人数に大きくズレが生じた場合には、会場から追加料金を請求されることもありますので、早めの報告が必要です。
また本番1週間前に「最終報告」を行い、料理の最終発注を行ってください。
その際、会場レイアウトも同時に確認しておきましょう。