案内状送付編

名簿を作成しよう

電話やメールで参加者を募るケースもありますが、同窓会の開催情報をより多くの同窓生に知らせるためには、案内状の発送が効果的です。まずは卒業アルバムや文集をもとに同窓生名簿を作成しましょう。
名簿は案内状の宛名印字、出欠や転居先不明者の管理、当日の受付名簿作成のためにも、エクセルなどでデータベース化しておくと便利です。
手間のかかる作業ですが、今後の同窓会運営にも役立ちますのでミスがないよう慎重に作りましょう。
また案内状を発送する際は、周りの同窓生にも協力を頂きながら、可能な範囲で事前に転居者情報を更新しておきましょう。

名簿がない方はコチラ

個人情報保護法の施工に伴い、若い世代の卒業アルバムには住所録が掲載されていません。

卒業名簿がない場合は、母校の同窓会事務局が発行している名簿の発行申請を行いましょう。
その際、電話では行わず、○○年卒業生または○○期生の同窓会を開催したい旨を記載した「趣意書」を、複数名の幹事さんで直接学校に持参することをオススメします。
また、趣意書には必ず代表幹事さんが署名・捺印し、母校に行く際は運転免許証などの身分証明書も持参しましょう。
ご不明な点は、お気軽にお問い合わせください。→お問い合せフォーム

案内状を発送しよう

 

作成した名簿をもとに案内状を発送しましょう。
同窓会の案内状には往復ハガキを利用するのが一般的です。
案内文には、差出人の幹事氏名（できれば連名で）や連絡先、母校の学校名と卒業年、幹事からのあいさつ、開催日時（受付時間）、会場、地図、会費、出欠の受付窓口などを漏れなく記載しましょう。
案内状は2～3カ月前には発送し、1カ月前を返信期限にするのが一般的です。
また、大量に印刷した後にミスが見つかると大変ですので、案内状には誤字脱字がないよう、入念に原稿チェックを行ってから印刷に取り掛かってください。