会場予約編

参加人数を予測しよう

 

弊社の統計によりますと、同窓会の平均参加率は、転居先不明者・物故者を除く卒業生全体の「3分の1」といったところです。総勢300名の学年全体同窓会の場合、仮に転居先不明者が90名いるとすると、210名の「3分の1」、つまり70名程度の参加が見込まれます。
もちろん、転居先不明者が少なくなれば、参加人数もアップします。
ただ、案内状を同窓生の実家に郵送している場合、本人が受け取っていない場合もありますので、単純には計れません。
あくまでも平均の割合で、幹事さんの動き次第で前後しますので、一つの目安として参考にしてください。

会場を予約しよう

 

同窓会の会場選定でよくあるトラブルが、「思ったよりも参加者が集まらず、会場がガラガラだった」「参加者が多すぎて、会場に入りきれなかった」といったことです。
貸し切り最低保証額を設定している店舗も多く、赤字分を幹事さんが負担したり、参加者に負担をかける場合もありますので、会場選びは慎重にしましょう。プロジェクター・スクリーンなどの設備面も当日の演出次第で必要となりますので、事前の確認をオススメします。
また、盛り上がった同窓会には二次会が必須です。
移動の楽な場所で、二次会会場も押さえておくようにしましょう。

会場選びのポイント

 

何十年ぶりの再会となる同窓会は、やはり母校近くの地元開催が多いようです。
遠方からの参加者もおられますので、会場はアクセスの良い駅の近くが良いでしょう。

また、一番難しいのが参加人数の予測です。参加人数の不確定さを考えると、やはり柔軟な対応が可能なホテルがオススメです。
立食形式のブッフェ料理なら、たくさんの人と交流が持てる上、急な人数増や当日キャンセルにも柔軟に対応できます。
ただ、料金単価やアットホームな雰囲気など、レストランの利点もありますので、それぞれの長所短所を比較しながら慎重に検討してください。