プロに頼む同窓会とは?同窓会の幹事代行サービスなら「同窓会プロ」

同窓会プロ

プロに任せて、らくらく同窓会。

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よくあるご質問

よくお寄せ頂くご質問を掲載しております。是非、ご参考にしてください。

■お申し込みに関して

同窓会の準備期間はどのくらい必要ですか?

同窓生の皆さまが日程調整しやすいように、3~4カ月の準備期間を頂いております。また、転居先不明者の情報収集にも、ある程度の時間的余裕が必要です。もっと早く開催したいなどのご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。可能な限りご希望に添えるよう調整させて頂きます。

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何人ぐらいから受けてもらえますか?

人数・規模に制限はありません。丸ごとプランは基本、全クラス合同同窓会を対象としておりますが、「まず手始めにクラス会を開催したい」など案内ハガキ発送対象者が少ない場合(100名未満)は、案内ハガキの発送と専用ホームページのみをご提供するお手軽プランがオススメです。お気軽にお問い合わせください。

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同窓会以外でもお願いできますか?

同窓会に限らずお応えします。結婚式二次会、叙勲・褒章の祝賀会、OB・OG会など、さまざまなパーティを企画・運営させて頂いております。お気軽にお問い合わせください。

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幹事は何を準備すればいいですか?

事前にご準備頂きたいのは、卒業名簿の用意、幹事メンバー選定の2点のみです。名簿は卒業時の古いものでも大丈夫です。また、最近は卒業アルバムに住所録がない場合がございます。その際は、一度母校の同窓会事務局にお問い合わせ頂きたいのですが、その辺りのノウハウもお伝え致しますので、お気軽にお問い合わせください。

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全国どこでもお願いできますか?

全国各地の同窓会をサポートさせて頂きます。但し、遠方の場合は、参加人数によって同窓会当日のサービス内容が変更される場合がございます。詳しくは、お気軽にお問い合わせください。

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申し込み後は、全てお任せで大丈夫ですか?

案内ハガキ発送後、幹事さまにお願いしたいのは、たった1つ。専用ホームページを盛り上げてもらうことです。親しいお友達を巻き込みながら、掲示板をどんどん盛り上げてください。面倒な作業は全て弊社が担当致しますので、幹事さまも思い切り楽しんでください。

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どんな人が申し込んでいますか?

1. 同窓会をしてみたいけど、幹事になるのは嫌だという方

2. 幹事を引き受けながら、同窓会が開けないまま保留している方

3. 初めて開催するため、要領が分からず困っている方

4. 一度開いたけど、思うように集まらなかったという方

5. 忙しくて準備の時間が取れないという方

6. 参加者不足による赤字の持ち出しが心配という方

7. せっかくの同窓会、幹事も一緒に楽しみたいという方

 

など、さまざまなお客さまにお申し込みを頂いております。同窓会は事前準備が面倒だ!と言われますが、確かに幹事さまや発起人の方には何かとご苦労が多いようです。同窓会プロでは、どんなご相談にもご対応致しますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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個人情報の取り扱いは大丈夫ですか?

名簿などのお預かりした個人情報は、厳重な管理体制でお取り扱いしております。また、個人情報は同窓会開催の目的以外で利用することは一切なく、ご本人さまの同意を得ずに第三者に提供することも一切ございませんので、ご安心くださいませ。詳しくは、弊社プライバシーポリシーをご覧ください。

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■費用に関して

費用はどれくらいかかりますか?

頂戴する費用は、当日の「参加人数×会費」のみです。「参加人数×会費」を総費用とし、案内ハガキの印刷・発送、専用ホームページの開設、会場飲食代、司会、名札など同窓会開催に必要な全ての費用が含まれています。また、費用は同窓会当日の会費で精算致しますので、前金など幹事さまのご負担もありません。さらに、ご出席予定の同窓生が当日欠席されても、キャンセル料などは一切頂いておりませんので、ご安心くださいませ。

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会費の目安はどれくらいですか?

会場の形態(ホテル・レストラン・居酒屋など)やグレードによって、お一人さまあたりの会費設定は変わってきますが、同窓会プロでは、基本ホテルをベースに同窓会プランをご用意しております。ご利用ホテルや地域により多少料金体系の違いはございますが、7,000円~10,000円の会費設定を希望される方が多いようです。クラス会など規模の小さな同窓会では、ホテル以外でもご用意は可能です。詳しくは、お気軽にお問い合わせください。

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参加人数が予測できないのですが、大丈夫ですか?

同窓会プロでは、過去の豊富な経験から参加人数を予測し、会場との細やかな交渉でロスのない手配を代行致します。たとえ、人数が集まらなくても会費以外の費用を請求することはございませんので、ご安心ください。

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当日、急なキャンセルがあった場合の負担は?

当日参加者からお預かりする会費のみで運営しております。当日キャンセルで参加人数が減った場合でも、キャンセル料を頂戴することは一切ございませんので、ご安心ください。
※会席・コース料理や、特別な記念品をご用意させて頂いていた場合のみ別途費用が掛かります。

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キャンセル料はいつの時点から請求されますか?

申し込み後のキャンセルから実費分のキャンセル料が発生致します。これには、データ入力に伴う人件費、案内ハガキ送付に関する印刷・通信費の実費分が含まれます。また会場によっては、会場側が設定しているキャンセル料の実費を頂くことがあります。

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■開催について

転居者が多くて連絡がつかないと思うのですが?

お預かりした卒業名簿をもとに案内ハガキをお送りしますが、やはり何割かは案内ハガキが届かず弊社に戻ってきてしまいます。その方々については、専用ホームページに案内ハガキの不達情報を掲載。同窓生の皆さまの情報提供をもとに所在の判明した同窓生には、同窓会プロから改めて案内状ハガキをお届け致します。旧交のある皆さまの情報提供が転居先不明者の住所を突き止める唯一の方法ですので、積極的なご協力をお願い致します。
※判明率が90%を超える同窓会も数多くあります。

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同窓会専用ホームページはいつまで使えますか?

同窓会終了後も無料で、いつまでも継続してご利用頂けます。同窓会終了後、写真館に当日の様子を公開致しますので、参加できなかった同窓生も当日の雰囲気を楽しんで頂けます。また、掲示板でプチ同窓会などグループイベントを呼びかけたり、皆さまのコミュニケーションの場としてお使いください。

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恩師の会費設定はどうすればいいですか?

当日の「参加人数×会費」を総費用とするプランの性格上、ご来賓恩師の会費も頂戴する形となります。「恩師の会費は無料にしたい」というご相談をよく受けますが、無料招待にした場合、多くの先生方が「寸志」を包んでこられ、なかには3万円程包まれる恩師もおられます。逆にご来賓恩師の負担を多くするケースが多々ありますので、一律会費制をオススメしております。

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二次会の手配はお願いできますか?

標準サービスとして手配させて頂きます。全クラス合同同窓会の場合、二次会会場の手配も大変です。幹事さまが最後までゆっくりお楽しみ頂けるよう、一次会からの誘導、会費徴収など全てお引き受け致します。

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同窓会専用ホームページ

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